淺談開會

過去在團隊中擔任成員時，我對「開會」兩個字總有些既定印象，覺得容易變得很漫長時間無法掌控。有時內容精彩，讓人收穫良多，但更多時候，卻像一場看不到終點的馬拉松。每個人輪流報告，不論其他人是否理解，而團隊成員的工作內容差異大，彼此難以共鳴，卻得全程參與。一小時、兩小時，甚至更久，時間一點一滴流逝，有時還得為此加班。

為了不讓自己的腦袋停擺，我通常在會議中找點事情做，試著保持思緒活躍。說來有趣，我的左手寫字能力，就是在那段時間練成的。當然，這只是題外話。但這段經歷讓我深刻體會到，無效的會議是如何消耗夥伴的時間精力。

直到後來當上主管，我才發現，會議的品質與效率，其實掌握在主持者手中。作為主管，我不僅有權力，更有責任去控制會議的數量、長度與內容。我的原則是，會議必須讓大家有參與感，對工作有實際幫助，否則根本不需要開。例如，當會議超過預定時間，我會直接喊停。久而久之，團隊夥伴們也逐漸習慣，我們的會議必須準時，且一定要有效果。

然而，有些類型的協作會議或討論環節，容易不自覺延長時間。作為主管，我學會主動喊「停」。通常超過兩小時後，多數人已經疲憊，腦袋不清醒，做出的決策或實驗結果，品質也難以保證。如果不及時中止，大家只會對會議產生負面印象，甚至害怕參與。大部分的人通常不敢直接告訴主管「我累了」或「我想離開」，這時主管必須有自知之明，主動觀察夥伴的狀態，適時結束會議，讓大家有時間休息或處理其他工作。

從團隊成員到主管，我深深體會到

會議不該是形式上的例行公事，而是為了讓團隊更好地協作、彼此了解、互相幫助。

無論是會議的長度、重點，還是會前準備與會後執行，每一個環節都需要主管與團隊成員共同重視。唯有如此，開會才能成為推動團隊向前的重要工具，而非負擔。