團隊合作/溝通協作/遠距合作勿忘 maximize context sharing 隨時讓別人了解/知道你在幹嘛

在我的跨國資訊業的工作經驗中曾觀察到，在區分高效團隊與普通團隊的關鍵，往往不是技術力，而是「資訊」的流動效率，原則上：

資訊的流通越徹底，團隊協作效能越高

在最理想的情況下，一個團隊雖然由多人組成，卻能夠像一個統合的有機體一樣，快速應對市場上的需求與變化並隨時調整方向步伐。

過去在傳統的工作環境中，我發現大家習慣「默默把事做完」，較少主動分享手邊的工作與進度。然而這樣的工作模式，在面對高速變化的市場時卻可能成為效率殺手。當每個人都守著自己的一畝三分地，缺乏主動分享工作狀態與進度的意識。這種模式在簡單的單一任務中或許可行，但在複雜的跨部門協作與隨時動態變化的現實世界中，無疑是埋下了無數的溝通地雷。

我學到的教訓是，我們每個人手上都握有一些關鍵資訊；但如果不同部門、甚至同部門的同事間不互相流通，就像玩拼圖時，每個人都藏著幾片關鍵碎片，最後當然拼不出完整的藍圖。

最令人扼腕的情況是，你嘔心瀝血完成了一項工作，卻在最後一刻被告知：「這個東西沒用了」、「這個我們不能用，因為它會破壞我們現有的設計。」之所以會這樣，往往不是任何人的惡意，僅僅是因為「你不知道我知道的事」。這種事後的「驚喜」，不僅浪費資源，更打擊士氣。其根源，正是「Context Sharing」的缺乏。

這種情況在各部門間成員無法自主行動，僅仰賴主管做跨部門溝通的組織裡問題尤為明顯。當每一位成員都仰賴主管去報聯商，主管變成為了效率的瓶頸。只要主管事情一多(這是常態)忘了溝通或慢了溝通，資源就會被浪費。這樣的情況，有時更會讓工作者覺得「是不是我的主管的任務只是 keep me busy... 做的東西對公司團隊是否有價值，其實一點也不重要....？」「我還是乖乖閉嘴相信主管，做好主管交代的事就算對得起這份工作了吧....。」以此，限制了更進一步(雞婆)的想法以及工作熱情。

在「資訊流通的頻率越高，協作效率越好」的原理下，最直覺的優化是「多開會」。一般的會議曠日廢時，成本過高，因此Stand Up meetings是個相對好的解方，但還不夠好。例如在遠距、跨國、跨時區的合作等極端情境中，要把所有人湊在同一個會議室裡，本身就是一場噩夢。而且在要極大化資訊流通頻率的前提下，難不成我們要考慮一天做三四次Stand Up？

因此，我們採用一個更有效率的核心方法：

將「分享」融入日常的每一個動作裡

我們的工具是 Slack (但其實任何類似的通訊軟體都可以)。無論是正在規劃、正在執行，或是剛完成什麼，我都會習慣性地在對應的頻道中簡單更新。這不是炫耀業績，而是在創造一個「資訊地圖」，讓夥伴們(不論是否同部門)能隨時掌握彼此的動向。

這個簡單的習慣，帶來了巨大的效益：

• 避免重工問題

• 激發合作： 別人知道了你的目標，很可能主動提供你沒想到的資源或點子。

• 建立信任與自主： 當資訊透明，每個人都能基於充分的資訊做出正確判斷，便不再需要事事請示主管。團隊因此能像一個有機體般獨立、高效地運作。

• 即時煞車： 當你正準備進行一個「自以為對公司有幫助但其實危險」的操作時，期他同事有機會及時跳出來阻止你。

「主動分享資訊」不只是個好習慣，它更是現代協作中，讓團隊從「一群個體」凝聚成「一個整體」的關鍵催化劑。這套做法的精髓，在於將潛在的衝突與風險「前置化」。與其等到錯誤發生後再來補救，不如在過程中就讓其他夥伴幫忙互相review與support。

最終，一個能做到高效 Context Sharing 的團隊，將是一個真正能自主運作的團隊。成員們因為擁有足夠的資訊而能做出正確決策，管理者則能從微觀管理中解放，專注於戰略規劃。在這個大多數市場都快速變化中的時代，時時主動分享每個人的工作Context，是打造強大團隊的關鍵要素之一；至於其它的關鍵要素？有機會再說吧！